fbpx

Zgoda – zawsze i na wszystko?

Od czasu wejścia w życie RODO zauważyłam, że „zgoda” jest nadużywana. Co krok podpisuję zgody na wszystko i na zawsze. W przeciwieństwie do panującego hura optymizmu, zastanówmy się, czy to dobre rozwiązanie. Z pewnością – nie! Niewątpliwie zbieranie zgody na zapas świadczy o braku wiedzy dot. RODO. Przede wszystkim jednak wprowadzamy w błąd osobę, która musi nam ją złożyć. Osobę, której praw mamy przestrzegać.

Przypadek nr 1 – Podmiot państwowy

Jesteś podmiotem państwowym? Kiedy i na co powinieneś zbierać oświadczenie dot. zgody?Niewątpliwie każda jednostka państwowa działa na mocy przepisów prawa. W związku z tym tylko w przypadku, gdy działania nie dot. regulacji prawnych korzystamy z wyrażenia zgody. Kiedy taka sytuacja ma miejsce? Przykładowo, w momencie podania numeru telefonu kontaktowego lub adresu e-mail przez petenta. Oczywiście, prosimy o dane kontaktowe ze względu na obustronną wygodę. Jedna i druga strona jest zadowolona z prostoty przesłania powiadomienia o otrzymaniu decyzji przyznającej świadczenie. Dla wyjaśnienia, takie informacje dot. strony nie są najczęściej wymagane przepisami, lecz usprawniają komunikację. Zgody pozyskujemy także np. przy organizowaniu konkursów. Kończąc, pamiętajmy, że wyraźne oświadczenie woli oznacza już otrzymanie zgody w świetle przepisów RODO.

Przypadek nr 2 – Podmiot prywatny

Jesteś podmiotem prywatnym? Przede wszystkim zatem działasz w oparciu o umowę lub zgodę. Jeżeli coś wynika bezpośrednio z umowy i jest niezbędne do jej realizacji, nie podlega zgodzie. Oświadczenie dot. dodatkowych elementów w formie zgody możemy pozyskać np. w formie check box-ów tak/nie. Na co? Przykładowo, na otrzymywanie FV elektronicznej na wskazany adres e-mail, newsletter lub marketing cudzych usług.

Część wspólna – Pracownik

Bezsprzecznie każdy z ww. podmiotów zatrudnia personel. Wspomniany personel to zapewne osoby zatrudnione bez działalności na podstawie umowy o pracę, dzieło, zlecenie, praktyki, wolontariat, staż. Ze wskazanymi osobami zawieramy umowę. W związku z powyższym zgody pozyskujemy  tylko w przypadkach, gdy działanie nie jest niezbędne do jej realizacji. Zgody zatem dot. najczęściej wykorzystania wizerunku. Godne uwagi są zatem wszystkie papierki, które podpisujemy przy zatrudnieniu. Wydaje się, że pracodawców w formułowaniu coraz to kolejnych zgód ogranicza tylko wyobraźnia. Zgoda na włączenie monitoringu wizyjnego, zgoda na przekazanie danych pracowniczych do biura rachunkowego czy na udostępnienie informacji do podmiotów państwowych, np. pomocy społecznej. Przyznajcie,  że jest w czym wybierać.

Kto powinien podpisać zgodę?

W przypadku usług społeczeństwa informacyjnego zgodę może wyrazić osoba od 16 roku życia. W pozostałych przypadkach osoba posiadająca zdolność do dokonywania czynności prawnych, a więc za dzieci ich rodzice lub opiekunowie prawni, za osoby ubezwłasnowolnione – opiekunowie prawni.

Co jest istotne w przypadku zgody?

Każda zgoda to wyraźne i dobrowolne oświadczenie woli. Z pewnością warto pamiętać, że administrator musi potrafić to wykazać. Stąd najczęściej stosowaną formą wyrażenia zgody jest forma pisemna. Wzór zgody powinien zawierać również sformułowanie, że zgoda może zostać odwołana w dowolnym momencie. Oczywiście, najlepiej z zachowaniem formy pisemnej. Warto również nadmienić, że jej odwołanie nie może od nas wymagać nadmiernych działań. Sugeruję w przypadku zgód korzystanie z opcji wyrażam/ nie wyrażam, tak/ nie, skreśl niewłaściwe. Kończąc, na każdy inny nowy cel pozyskujemy nową zgodę. W związku z tym poprawne sformułowanie treści zgody jest bardzo istotne.

Konsultacje zgody z IOD

Przy tworzeniu druków warto skorzystać z pomocy Inspektora Ochrony Danych, który ustali, czy zgoda spełnia wszystkie kwestie formalne wynikające z RODO.

Skargi do UODO dot. pozyskania zgody

Jak się zapewne domyślacie, do Urzędu Ochrony Danych Osobowych od 25 maja 2018 roku wpłynęła ogromna ilość skarg. Jeszcze bardziej koniecznym wydaje się weryfikacja wszystkich oświadczeń związanych ze zgodami w celu ich ewentualnych modyfikacji. Ochrona danych to system, który jest żywy i pozwala nam na ciągłą edukację i doskonalenie. Powinniśmy zapamiętać, że to nie tylko działanie na rzecz unikania kar. To działanie na rzecz bezpieczeństwa właściciela danych – naszego klienta.

Inspektor Ochrony Danych, który wyjaśni kiedy jest potrzebna zgoda
Jeżeli masz wątpliwości dotyczące uzyskania zgody, skontaktuj się z nami. Wypełnij formularz kontaktowy!